No es gratuito que las palabras comunicación y cambio inicien la letra C de cuidado, y es que el cambio organizacional es un proceso que requiere de toda la atención y sutileza de la compañía para lograr resultados exitosos. Diseñar una campaña de endomarketing o un plan de comunicación interna alineados a la estrategia corporativa es fundamental a la hora de impulsar procesos de cambio, además de contar con el liderazgo transformacional por parte de los lideres de los equipos inicialmente involucrados e impactados.
- Identificar voceros por temática
- Identificar embajadores con credibilidad
- Diagnosticar
- Segmentar
- Medir por ejecución (ritmo) y comportamientos (entendimiento – aceptación).
- Herramientas
Aspectos Generales del Cambio
- Identifique un líder del proceso de cambio. Si bien múltiples equipos y personas participarán en el proceso, es necesario establecer un gerente de proyecto quien deberá coordinar a los equipos necesarios, hacer seguimiento al cronograma y ser vigía de los recursos y avances del proceso. Esta persona será quien rinda cuentas ante la alta gerencia del proyecto.
- Entrene al líder en gestión del cambio, de acuerdo al tipo de cambio que se busca generar (de comportamientos, de proceso, estrategia, etc) existen diversas herramientas y metodologías a implementar. Es responsabilidad de la organización, brindar el entrenamiento y soporte necesario al líder del proyecto para que este pueda movilizar a los equipos de manera correcta.
- Liderar con el ejemplo, el líder del proyecto y su equipo más cercano deben ser ejemplos del proceso, convertirse en embajadores de cambio, siendo los primeros en implementar los nuevos compartimientos o procedimientos con el propósito de transmitir al resto de la organización: los beneficios del cambio, lo sencillo o práctico que puede ser adaptarse a él, y compartir las herramientas para enseñar a otros.
- Identifique la situación actual y defina clara y específicamente la situación deseada. Un proceso de cambio que no tenga claro el punto de partida y punto final es como un carro que no sabe hacia donde se dirige, puede quedarse muchísimas horas dando vueltas en circulo sin llegar a ningún lugar.
- Es muy importante el involucramiento de la alta gerencia definiendo el punto inicial, cuál es el estado actual de la organización y cuál es ese lugar al que se desea llegar a través del proceso de cambio, teniendo esto claro se podrá implementar una solución que asegure los resultados esperando mediante una intervención efectiva en los procesos y las personas.
- El proceso inicia con la identificación de una necesidad de cambio y concluye con la evaluación de la gestión del cambio y el sostenimiento de este.
- Comunique, comunique y comunique. Propicie, promueva y participe en conversaciones objetivas y sinceras a lo largo de todo el proceso. Es importante informar a los actores involucrados en el motivo del cambio, sus beneficios, los riesgos de no asumirlo al tiempo, cómo será su participación en el proceso y los resultados puntuales que se espera por parte de ellos, los recursos de apoyo que la compañía pone a disposición del proceso, las metas temporales de avance, y algo fundamental, habilite un canal de comunicación para compartir experiencias, dudas y quejas del proceso.
- Realice seguimiento constante. Un proceso de cambio exige diversos tipos de seguimiento, reuniones semanales cortas donde se revise el avance de cada uno de los frentes en ejecución y donde se puedan implementar soluciones rápidas y efectivas a los contratiempos naturales del proceso, y otras reuniones más extensas con frecuencia quincenal o semanal donde se evalúe el avance del cambio de manera estratégica, ¿cómo ha comenzado a impactar a la operación y a las personas?. En estos seguimientos es importante no perder de vista la ejecución de los recursos planteados.
- Celebre las victorias tempranas. Un proceso de cambio es la suma de múltiples hitos que generan un resultado en el mediano y largo plazo, mientras el resultado final se materializa puede pasar que los equipos sientan desmotivación o desgaste (actitudes que son naturales en estos procesos), por ello, es importante celebrar las victorias tempranas, reconocer los triunfos de todos los equipos que están gestionando el cambio y visibilizar los cambios de conducta que van dirigidos hacia el propósito superior.
- Documente y comparta las lecciones aprendidas. Lo más valioso de un proceso de cambio es lo que se aprende porque hay soluciones de ejecución sencilla pero que requirieron de meses de trabajo para hallar esa formula mágica. De esto se trata el cambio, de documentar todos esos avances para ponerlos a disposición de otros equipos y de futuras generaciones. Es importante documentar lo que se debe hacer y lo que no se debe hacer.
- Por último y no menos importante, no genere expectativas que no esté seguro de que pueda cumplir. Cuando iniciamos un cambio y le compartimos a nuestros colaboradores lo que vamos a lograr, estos se entusiasman con el proceso y confían en él, si el proceso comienza a avanzar y el resultado no llega, se genera la sensación de nadar contra la corriente y nuestros equipos se desmotivan. Como organización debemos ser conscientes de aquello que es posible de acuerdo a nuestro recurso humano y financiero, tiempos, expectativas y condiciones del mercado. Cualquier compañía puede iniciar un cambio que le signifique un salto cuántico en su forma de operar sin embargo debe analizar muy bien qué tanto promete a sus audiencias, en ocasiones en mejor prometer poco y sorprender con mucho que quedar debiendo.
