Para lograr la adopción de buenas prácticas para hacer reuniones efectivas, es ideal que las organizaciones diseñen un programa de gestión reuniones y uso de las herramientas de comunicación organizacional y trabajo colaborativo.
Los elementos básicos de un programa de gestión de reuniones son:
- La definición del tipo de reuniones de trabajo y el inventario de las que son formales.
- Una metodología clara, para preparar las reuniones de trabajo, claridad sobre la manera de dirigir las reuniones para ayudar a los participantes a dar los mejores aportes, como lograr compromisos y cómo hacer el acta de reunión.
- Disponer de la tecnología adecuada, para llevar el control de las reuniones formales, haciendo uso del registro de información que queda en las actas de reuniones.
- Tener políticas y una guía práctica que resuma estas definiciones y sea fácil de entender y acceder por parte de quiénes dirigen y participan de las reuniones de trabajo.
A continuación, podrás ver una infografía que contiene algunos de los elementos que debes considerar en el diseño de la guía:
Para resumir:
Para garantizar el éxito de las reuniones de trabajo:
- Te un objetivo de claro del para qué reúnes a las personas.
- Haz reuniones SÓLO cuando son necesarias.
- Reúne gente preparada y con buena actitud.
- Ayuda a los participantes a trabajar juntos.
- Resume la reunión en puntos de acción: “Qué, Quién y Cuándo”.
- Cumple compromisos, incrementa la confianza y el acta será menos necesaria.
Para evitar que las reuniones se conviertan en una perdida de tiempo y dinero:
- Reunir personas que no tienen ni idea de para qué están allí.
- La improvisación.
- El incumplimiento, empezar y terminar tarde.
- Personas desconectadas de la reunión y conectadas a otras tareas en sus celulares y computadores.
- No lograr acuerdos.
Para seguir avanzando:
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