Maximiza los resultados de las reuniones de trabajo, en 4 pasos

“Las reuniones efectivas son una herramienta de productividad empresarial”

¿Cómo mejorar la productividad empresarial? Un desafío organizacional permanente que reta actividades como las reuniones de trabajo. Al ver que éstas se realizan muchas veces día tras día y por múltiples personas, se convierte en una prioridad aprender a gestionar reuniones efectivas para maximizar sus resultados. Conoce los 4 pasos para lograrlo:

  1. Evidencia ante el equipo directivo lo VALIO$A$ que son las reuniones de trabajo.
  2. Crea un programa de gestión de reuniones y uso de las herramientas de comunicación organizacional y trabajo colaborativo.
  3. Antes de planear una reunión EVALÚA si es necesario hacerla o si es posible reemplazarla usando otra herramienta de comunicación y trabajo colaborativo.
  4. Entrena a las personas en facilitación y liderazgo de reuniones efectivas.

1. Evidencia ante el equipo directivo lo VALIO$A$ que son las reuniones de trabajo, para establecer con ellos acuerdos que faciliten la adopción de buenas prácticas para hacer reuniones efectivas.

Las reuniones de trabajo son valiosas cuando se centran en puntos claros, son útiles y duran un tiempo conveniente para los participantes, es decir: ELEVAN LA PRODUCTIVIDAD al usar los recursos óptimos, para lograr el objetivo de la reunión.

Por el contrario, cuando las reuniones se convierten en encuentros que empiezan, pero no terminan, se tratan temas no planeados, las personas no saben para qué fueron citadas, se distraen en sus computadores o celulares y no aportan soluciones, dejan de beneficiar a la organización para solo quitar tiempo, es cuando: REDUCEN LA PRODUCTIVIDAD y se convierten en reuniones “VALIO$A$” o mejor dicho COSTOSAS, tanto por el sobrecosto que genera el mayor tiempo empleado por las personas, como por el efecto nocivo que tiene en la satisfacción laboral, hay estudios que lo evidencian:

  • Según Bain & Company a través de Harvard Business Review: “15% del tiempo colectivo de una organización se gasta en las reuniones de trabajo”.
  • Según el instituto tecnológico de ITAM: “sólo la mitad de las reuniones que tenemos en el trabajo son productivas. Y de cada una de esas, sólo lo son 30 minutos”.
  • Según la consultora McKinsey & Company: “dedicamos el 65% del tiempo en el trabajo en reuniones, llamadas o emails”.
  • De acuerdo con los resultados deuna encuesta realizada por la empresa de software Atlassian, de los encuestados:
    • El 91% afirmaron no prestar atención en algún momento de las reuniones de trabajo.
    • El 73% dijeron que realizan otros trabajos durante las reuniones.
    • El 39% admitieron haberse dormido.
    • El 41% indicaron que las reuniones son el mayor factor de pérdida de tiempo en el trabajo.

Para completar la evidencia sobre lo Valio$a$ que son las reuniones de trabajo, con datos de tu organización, te invito a leer el artículo: ¿Haces reuniones efectivas? MÍDELAS Allí encontrarás herramientas para medir la eficiencia de tus reuniones.

“Las reuniones de trabajo bien gestionadas son una herramienta de la comunicación organizacional que aportan a la productividad empresarial”

2. Crea un programa de gestión de reuniones y uso de las herramientas de comunicación organizacional y trabajo colaborativo.

Las reuniones son efectivas cuando facilitan la comunicación y el trabajo colaborativo, aspectos fundamentales para incrementar la productividad y así mismo contribuir en la competitividad de la organización, entonces gestionar las reuniones toma especial importancia y si ya evidenciaste que las reuniones en tu organización las hace cada uno como considera, es el momento de diseñar un programa de gestión de reuniones.

Para gestionar las reuniones es importante entender que hacen parte de un conjunto de herramientas de productividad organizacional que facilitan los entornos colaborativos como por ejemplo la Suite Microsoft 365, que contiene los servicios de One drive, Share Point, Teams, Yammer, Forms, Skype y el correo electrónico, si los colaboradores aprenden a utilizarlos eficientemente no será necesario hacer tantas reuniones presenciales.

Elementos del programa de gestión de reuniones y uso de las herramientas de comunicación organizacional y trabajo colaborativo.

Con relación a las reuniones de trabajo:

  • Define el tipo de reuniones de trabajo formales, cuáles son estratégicas, cuáles tácticas y qué periodicidad requieren para contribuir en el logro de los resultados del negocio.
  • Realiza el Inventario de las reuniones formales a las que se les hará seguimiento.
  • Determina una metodología clara, que sea aplicable en la cultura organizacional, incluyendo todas las etapas, desde la preparación de la reunión por parte de quién las organiza, entregando técnicas para redactar objetivos de acuerdo con el tipo de reunión, citar incluyendo el propósito y los temas a tratar, también orientación para que los participantes se preparen antes de cada reunión, debe también dar claridad sobre la manera de dirigir una reunión para ayudar a los participantes a dar los mejores aportes, finalmente entregar elementos para el cierre la reunión facilitando el logro de compromisos y definir en un modelo de acta de reunión.

Otros aspectos:

  • La tecnología adecuada, para llevar el control de las reuniones formales, se requiere ya sea una aplicación a medida que ofrezca la posibilidad de hacer el acta de reunión de manera virtual, filtros para consultar y alertas de seguimiento a compromisos o usar el Share Point para almacenar las actas y tenerlas disponibles. Lo importante será tener visibilidad del registro de las reuniones formales, para esto se necesita que cada reunión sea registrada en el formato acta de reunión. Modelo Acta de reunión
  • Tener políticas y una guía práctica para el uso adecuado de TODAS las herramientas de comunicación organizacional y trabajo colaborativo. Te invito a consultar la infografía “Guía práctica para hacer reuniones efectivas”
  • Entrenamiento y motivación para incentivar la realización de reuniones efectivas, dos elementos claves, el entrenamiento para manejar efectivamente las reuniones y las herramientas de comunicación y colaboración, es ideal hacer un primer entrenamiento para nivelar a todos los que asisten a reuniones, empezando por el equipo directivo, incluye este entrenamiento en la Inducción Corporativa y periódicamente ofrece re entrenamientos. El segundo elemento clave será realizar una campaña de endomarketing para recordar e incentivar la aplicación de las buenas prácticas para realizar reuniones efectivas. En Martín Alba & Asociados te ayudamos a diseñar el programa para gestionar las reuniones y entrenamos a los equipos, inscríbelos en el Taller de reuniones efectivas dictado por María Isabel Holguín, nuestra consultora senior en comunicación organizacional.
  • Evaluar la eficiencia del uso de las herramientas de comunicación y trabajo colaborativo, dando visibilidad de los resultados a los líderes de cada área para revisar con ellos nuevas oportunidades que garanticen la adopción de las buenas prácticas para el manejo de reuniones efectivas y la mejora continua para incrementar la productividad.3. Antes de planear una reunión EVALÚA si es necesario hacerla o si logras tu objetivo de comunicación o colaboración usando otra herramienta.

Recuerda, la reunión de trabajo cuesta tiempo y dinero, antes de planearlas revisa la siguiente lista de verificación:

4. Entrena a las personas en facilitación y liderazgo de reuniones efectivas

La comunicación organizacional es fundamental para el avance y progreso de las empresas, según el informe “ Tendencias en el entorno laboral 2020: las habilidades del futuro” de UDEMY for Business hay tres prioridades de formación: Innovación (45%), Gestión del cambio (42%) y Comunicación & storytelling (40%) y considerando que las reuniones son una herramienta de la comunicación organizacional, el entrenamiento en reuniones efectivas se convierte en una prioridad de formación de aplicación práctica para cualquier compañía.

Un plan de entrenamiento para hacer reuniones efectivas, contiene al menos alguna de las siguientes temáticas:

  • ¿Cómo preparar una reunión efectiva? Para aprender a diferenciar los tipos de reuniones de trabajo y redactar objetivos, definir los temas, diseñar los diferentes momentos y tiempos requeridos para cada reunión, elegir los participantes, hacer la invitación y coordinar la logística de cada tipo de reunión.
  • ¿Cómo liderar una reunión efectiva? En este punto el nivel de profundización dependerá de las competencias conversacionales actuales de las personas, a continuación, listo algunas de las habilidades de comunicación a desarrollar:
    • Saber hacer preguntas para involucrar y enfocar a los participantes de la reunión evitando que se conviertan en “asistentes” y ayudarlos a dar sus mejores aportes.
    • Comunicación no verbal para saber escuchar la corporalidad, las expectativas, las preocupaciones y saber pararse ante el grupo con coraje y convicción para involucrar y generar motivación.
    • Control de emociones para crear un estado de ánimo expansivo, conectar a las personas de acuerdo con sus actitudes y reacciones durante la reunión.
    • Resolución de conflictos y generación de compromisos.
    • Una guía práctica para utilizar las herramientas virtuales de productividad disponibles en la organización.

En Martin Alba y Asociados trabajamos de la mano con los equipos que gestionan la comunicación organizacional para fortalecer las competencias conversacionales de los líderes y sus equipos de trabajo y hemos diseñado el Taller de reuniones efectivas dirigido a equipos de trabajo que se plantean el desafío de mejorar la productividad empresarial.

Ver contenidos del taller

Recuerda las reuniones efectivas son una herramienta de la comunicación organizacional para mejorar la productividad empresarial, sigue los 4 pasos para Maximizar los resultados de las reuniones de trabajo:

  1. Evidencia ante el equipo directivo lo VALIO$A$ que son las reuniones de trabajo.
  2. Crea un programa de gestión de reuniones y uso de las herramientas de comunicación organizacional y trabajo colaborativo.
  3. Antes de planear una reunión EVALUA si es necesario hacerla o si es posible reemplazarla usando otra herramienta de comunicación y trabajo colaborativo.
  4. Entrena a las personas en facilitación y liderazgo de reuniones efectivas.
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