Te preguntas: ¿Cómo hacer un acta de reunión?
Las actas de reunión son importantes por varias razones:
- Ayudan a asegurar que todos los participantes estén en la misma página y hayan entendido los acuerdos y compromisos adquiridos en la reunión.
- Permiten hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos, lo que a su vez ayuda a garantizar la productividad y eficacia de los equipos de trabajo.
- Facilitan el hecho de retomar temas en reuniones posteriores y proporcionan un historial útil de la comunicación organizacional.
La información mínima que debe contener un acta de reunión es:
- Fecha de la reunión
- Lista de participantes
- Qué compromisos se acordaron (plan de acciones)
- Quiénes son los responsables
- Cuándo es la fecha de cumplimiento
A continuación, podrás descargar 3 diferentes modelos de actas de reunión. Elige la que más se adapte a tu organización o equipo de trabajo.
Hacer un acta de reunión se recomiendan cuando se realizan reuniones formales, siendo de gran utilidad para hacer seguimiento al cumplimiento de compromisos y para retomar temáticas en reuniones posteriores.
Lo ideal es que el acta de reunión sea registrada en un formato digital para que fácilmente los participantes de la reunión accedan a la información.
Cuando estás desarrollando el hábito de hacer seguimiento a las reuniones de trabajo, recomendamos utilizar el modelo de acta de reunión Nº1, por ser un formato que tiene más nivel de detalle e incluye una breve evaluación para medir la efectividad de la reunión.
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Una vez que tengas el modelo de acta de reunión que mejor se adapte a tus necesidades, es importante saber cómo utilizarlo de manera efectiva. Aquí te presentamos algunos consejos para sacar el máximo provecho de los modelos de actas de reunión:
- Personaliza el modelo: Aunque el modelo de acta de reunión puede servir como una guía útil, es importante personalizarlo para tu reunión específica. Asegúrate de incluir la información relevante para tu reunión y adapta el modelo según las necesidades de tu equipo.
- Sé claro y conciso: Asegúrate de incluir toda la información necesaria, pero evita llenar el acta con información innecesaria o redundante. Mantén el lenguaje claro y conciso para facilitar la lectura y comprensión de todos los participantes.
- Comparte el acta de reunión: Una vez que hayas finalizado el acta de reunión, asegúrate de compartirla con todos los participantes. De esta manera, todos tendrán acceso a la misma información y podrán recordar los puntos clave de la reunión.
- Utiliza el acta de reunión como herramienta de seguimiento: El acta de reunión también puede ser utilizada como herramienta de seguimiento para asegurarte de que se cumplen los acuerdos y tareas establecidos en la reunión. Revisa el acta antes de la siguiente reunión para asegurarte de que todo se ha cumplido y prepararte para la siguiente reunión.
“Las reuniones de trabajo bien gestionadas son una herramienta de la comunicación organizacional que aportan a la productividad empresarial”
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