6 Tendencias en Comunicación Interna

8 minutos de lectura

El mundo esta cambiando, así mismo nuestra manera de vivir, trabajar, relacionarnos y comunicarnos. Conoce las 6 tendencias en comunicación interna con las que importantes organizaciones en el mundo han logrado conectarse más efectivamente con los empleados, facilitando también la comunicación y colaboración entre ellos.

1.		La comunicación interna ahora es Inmediata con el uso de redes sociales internas, las aplicaciones móviles y una buena intranet.
2.		Es constante, gracias al aumento del número de editores, la conformación de redes de comunicación y el entrenamiento en comunicación que reciben los líderes.
3.		Es concreta, el ritmo de hoy requiere que lleguemos al punto rápidamente, se impone el uso de formatos más dinámicos como videos.
4.		La comunicación interna es auténtica, se nutre de historias reales y las campañas de endomarketing se enfocan en dar sentido al trabajo y conectar a los empleados con propósitos comunes y valores compartidos.
5.		Facilita la escucha y el aporte de todos, para lograrlo los líderes son entrenados en comunicación, hay encuentros regulares cara a cara entre los equipos y los líderes para escucharse entre sí, transmitir opiniones y construir soluciones juntos. Las redes sociales internas son ideales para compartir y opinar. También se usan formatos más estructurados como encuestas virtuales y grupos focales.
6.		La comunicación interna genera aprendizaje, las organizaciones se enfocan en desarrollar fuertes habilidades de comunicación en los líderes, para que tengan la capacidad de dar y recibir retroalimentación y así ayuden a sus equipos de trabajo a descubrir oportunidades impulsando el desarrollo profesional y organizacional. Adicionalmente aparecen los programas de aprendizaje virtual a la medida, desarrollados en herramientas de e-learning para la autoformación.

Para incorporar estas tendencias de comunicación interna hay que lograr el EQUILIBRIO entre la comunicación CARA a CARA y la comunicación VIRTUAL:

	Entrenando a los líderes.
	Disponiendo de la tecnología adecuada y acompañar el aprendizaje de su uso.
	Con un plan de comunicación interna avalado por la alta gerencia y activando campañas de endomarketing.

Importantes organizaciones en el mundo lo han logrado el equilibrio entre la comunicación cara a cara y la virtual, conoce los siguientes casos:

Toyota Motor Corporation (Toyota) con ˜ 369.124 colaboradores en más de 190 países

• Se enfocan en hacer de los líderes “comunicadores eficaces” e inclusive tienen programas personalizados para lograr que comprendan el poder de la comunicación.
• En Toyota creen en: Comunicadores efectivos = Título = Responsabilidad.
• Consideran la comunicación como un impulsor clave del negocio, hacen reuniones cara a cara 2 o 3 veces al mes entre cada líder y su equipo de trabajo, para dar opiniones, identificar obstáculos y eliminar la especulación.
• Motivan la participación de los empleados invitándolos a participar de encuestas y grupos focales.
• Actualmente disponen de cursos y talleres virtuales para reforzar habilidades de comunicación y valores.

Vodafone, una de las compañías de telecomunicaciones más grandes del mundo en ingresos, con ˜ 111.556 colaboradores en más de 26 países

• En Vodafone eliminaron la comunicación en “cascadeo”, para lograrlo utilizaron una aplicación móvil llamada Fuse en la que los empleados se comunican de forma más dinámica: a través de vídeos, likes, pdfs interactivos, etc.
• Cuando un líder quiere comunicarse con sus colegas, para dar un mensaje exacto, graba un video y lo envía. A diferencia de los correos, quien ha enviado el mensaje sabe cómo responden los receptores, ya sea a través del indicador de visualización, los likes, los comentarios y los compartidos.
• La comunicación es de fácil acceso, inclusive se conectan desde sus casas, aumentando el uso de la red y la búsqueda de información por parte de los empleados.
• La alta gerencia tiene un canal de video, para transmir videos pregrabados y recibir retroalimentación directa. También hacen rondas de reuniones en las principales sedes, cara a cara entregan información y escuchan directamente a los empleados.
• Entrenan a los líderes en comunicación, para dar una idea, en un año 4.500 de sus líderes recibieron un total de 36.000 horas de entrenamiento en comunicaciones.
• Los directores locales tienen reuniones periódicas con los equipos de trabajo. Anualmente hacen reuniones para establecer metas y desarrollar un mayor nivel de compromiso en los empleados.
• Utilizan campañas de endomarketing para lanzar sus estrategias de comunicación, publicando videos e invitando a seminarios transmitidos en la web, propiciando debates y encuestas en vivo para enganchar e involucrar a los empleados.

El caso de Vodafone nos permite ver las tendencias en comunicación interna agrupadas para su implementación en 3 focos: entrenar en comunicación a los líderes para lograr que la comunicación cara a cara sea efectiva, fortalecer la comunicación virtual y activar campañas de endomarketing.

Starbucks, una conocida cadena internacional de café, con ˜ 238.000 colaboradores en más de 50 países

• En Starbucks creen que la comunicación es vital para construir confianza entre compañeros – así llaman a los empleados.
• La comunicación cara cara es de alta relevancia, tienen reuniones para dar y recibir retroalimentación entre líderes y compañeros y las han categorizado en 3 tipos: Asimilación, Gerentes y Salto de nivel.
• La intranet la usan como una red para que los empleados se conecten, aprendan y trabajen de forma colaborativa. En la intranet, los empleados encuentran todo lo que necesitan para hacer su trabajo.
• Starbucks tiene un equipo dedicado a la experiencia digital en la Intranet.
• Para lanzar la intranet fue necesario preparar primero a los líderes para que ellos motivaran y explicaran el uso de esta.

Nokia, multinacional de comunicaciones y tecnología, con ˜ 114.256 colaboradores en más de 100 países

• En Nokia la comunicación interna tiene tres enfoques: (1) Construir relaciones, (2) mejorar sus productos y servicios, (3) Fortalecer el liderazgo y valores corporativos.
• Su estrategia de comunicación interna se hace a través de las redes sociales. Algunas de sus principales herramientas son: BlogHub, VideoHub, Infopedia.
• Las personas acceden a estas redes fácilmente, inclusive desde sus casas.
• En Bloghub comparten ideas y actualizan a otros sobre lo que están haciendo, publican entrevistas sobre historias de las personas, información sobre el funcionamiento de la empresa, nuevos lanzamientos y videos del director general.
• En VideoHub, los empleados hacen posts diarios e interactuar a través de ellos.
• En Infopedia, un sitio wiki comparten conocimientos e información útil.
• Los mensajes instantáneos, son usados para facilitar la comunicación entre los empleados, hacer la comunicación más informal y por tanto más rápida.
• Los líderes hacen reuniones virtuales que son anunciadas con anticipación, para que los empleados envien preguntas previamente para ser contestadas durante la reunión.
• El centro global de noticias en línea emite entre 4 y 5 nuevas historias por día sobre temas relevantes para el negocio.
• No todo es virtual, también se motiva la comunicación directa entre los equipos de trabajo y los líderes. Para el lanzamiento de productos hacen eventos en vivo para dar a conocer el funcionamiento y generar interacción entre equipos.
• Para quienes no tienen acceso a la intranet se publican anuncios en las pantallas de las diferentes sedes.
• Hacen encuestas períodicas a los empleados para que sepan que son escuchados.
• Los resultados los miden a través de la cantidad de uso, interacciones y comentarios de los empleados en la red y las asistencias a las reuniones.

Virgin Trains la Cía a cargo de las vías del tren en la costa oeste del Reino Unido, con ˜ 3.400 empleados

Virgin Trains hace parte de las inversiones del grupo Virgin.

En el caso de Virgin Trains, nuevamente se evidencian las 6 tendencias en comunicación ejecutadas en los 3 focos: Entrenando en comunicación a los líderes para mejorar la comunicación cara a cara, fortaleciendo la comunicación virtual y activando campañas de endomarketing.

Entrenamiento en comunicación a los líderes:

• La compañía forma y equipa a los líderes en habilidades de comunicación, incluyendo el dar y recibir retroalimentación.
• Diseñaron un plan de formación en liderazgo conversacional y lo incluyeron en el programa de desarrollo gerencial.
• Para tener la aprobación gerencial, el programa piloto se desarrolló con los equipos de primer nivel. Después se entrenaron a los entrenadores y posteriormente se expandió al resto de la organización, con el objetivo de cubrir el 100% de los líderes.

Fortalecimiento de la comunicación virtual:

• Para el éxito de la gestión de la comunicación virtual conformaron un equipo integrado por personas del equipo de comunicaciones internas y del equipo de TI -Tecnología de la información.
• Definieron usar como proveedor de tecnología a Microsoft que proporciona la red social Yammer y el correo electrónico.
• A través de esta red social interna los empleados se comunican y reconocen entre si, buscan información útil y hacen preguntas.

Activación de una campaña de endomarketing para promocionar la misma comunicación:

• Para iniciar con éxito el uso de la red social, Virgin Trains diseñó un programa de entrenamiento, un plan de comunicación interna y una campaña de endomarketing por múltiples medios que incluía videos, impresos, correos electrónicos y posters digitales.

La Compañía de Biociencias CHR Hansen con ˜ 2.200 empleados en 31 países

• • En este caso los esfuerzos de comunicación se centraron en la intranet.
  • Para la actualización de la intranet el equipo responsable optó por un proceso ágil adaptado de Scrum¹, para acelerar el proceso y minimizar los riesgos que conllevan los grandes proyectos. Como vemos la transformación digital se impone también en la comunicación interna.
  • La intranet se fue construyendo de acuerdo con las necesidades que los mismos usuarios solicitaban y sus propuestas para minimizar procesos. Por ejemplo, la reducción de e-mails, pasar formularios de papel a digitales, flujos de trabajo, tareas de administración de documentos, etc.
  • Para garantizar el funcionamiento de la intranet, se conformó el siguiente equipo:
    • 130 editores alrededor de toda la organización. Este grupo recibe entrenamiento para realizar sus tareas con mayor efectividad.
    • Un responsable que revisar cada pieza del nuevo contenido y lo etiqueta.
    • Crearon un «Equipo de Masterdata» que se encarga de definir las temáticas globales.
  • Para fomentar la participación, se lanzó una campaña de endomarketing para que los empleados compartieran historias y entre otras actividades se realizaron rondas de tomas fotográficas para actualizar los perfiles, etc.

¹ Scrum es un proceso en el que se aplican de manera regular un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente, en equipo, y obtener el mejor resultado posible de un proyecto. Está especialmente indicado para proyectos en entornos complejos, donde se necesita obtener resultados pronto, donde los requisitos son cambiantes o poco definidos, donde la innovación, la competitividad, la flexibilidad y la productividad son fundamentales. Información tomada de https://proyectosagiles.org/que-es-scrum/

La multinacional argentina Arcor con ˜ 20.000 empleados en 17 países

• La comunicación interna la centran en el desarrollo de su intranet, políticas de comunicación, revistas digitales e impresas dirigidas especialmente al personal de las plantas, desayunos con gerentes de planta, talleres de formación y la red de referentes.
• La red de referentes es una de las estrategias más exitosas y la conforman líderes ubicados en diferentes plantas a cargo de difundir y aportar información para los medios internos. Se ha llegado al nivel de empoderamiento en que son ellos quienes piden apoyo para desarrollar estrategias que cubran necesidades identificadas en cada planta.
• El rol de referente es voluntario, reciben formación en comunicación de manera permanente y progresiva. Hacen reuniones de integración y capacitación anuales con todos los referentes.
• La intranet de Arcor pasó de ser unidireccional a ser interactiva, adoptaron las soluciones de Microsoft, ahora además de publicar información corporativa los colaboradores tiene la opción de hacer comentarios, compartir videos, crear grupos, etc.
• Las campañas de endomarketing son utilizadas en Arcor para que los colaboradores identifiquen, adopten y participen de todas las iniciativas corporativas o específicas de acuerdo a los retos organizacionales.

Para asumir el reto de actualizar y mejorar el proceso de comunicación interna, incorporando las tendencias de comunicación interna, desde Martin Alba trabajamos en los 3 focos:

	Diseñar un programa de formación en competencias de comunicación para líderes. Para fortalecer la comunicación cara a cara.
	Gestionar efectivamente las herramientas de comunicación virtual y acompañar la adopción de su uso.
	Diseñar una campaña de endomarketing y un plan de comunicación interna avalado por los líderes que garantice su compromiso y facilite la gestión de los objetivos requeridos.

Estamos listos para ayudarte a implementar las tendencias de comunicación interna en tu compañía, recuerda: al fortalecer la comunicación interna contribuyes en el incremento de la eficiencia de los procesos, impactas positivamente en los niveles de satisfacción y bienestar de las personas y así mismo en la mejora de los resultados organizacionales.

Para los que quieren profundizar más les dejo los enlaces de las fuentes de información:

• https://moven.wordpress.com/2008/04/22/toyota-motor-corporation-internal-communication-practices/
• http://www.toyota-global.com/pages/contents/investors/ir_library/annual/pdf/2017/annual_report_2017_fie.pdf
• https://www.vodafone.co.uk/our-responsibilities/our-employees/open-communications/
• https://www.youtube.com/watch?v=n_GwxN5K7WU
• http://ragantraining.com/video/how-starbucks-persuaded-its-employees-they-owned-new-company-intranet
• https://simply-communicate.com/nokias-internal-communication-driven-social-media/
• http://www.synergycreative.co.uk/images/Conference_notes/BOCConferenceNotes_2017_2.pdf
• https://www.youtube.com/watch?v=lBZy7_aL1Dw
• https://www.virgintrainseastcoast.com/about-us/facts-and-figures/
• http://www.betterworking.com/case-studies/transforming-internal-communications-at-virgin-trains/
• https://www.wizdom-intranet.com/project/chr-hansen/
• http://www.reddircom.org/pdfs/Revista%20Imagen%20y%20Comunicacion%20N30.pdf
• https://premioseikon.com/plan-integral-de-comunicacion-institucional-20-anos-fundacion-arcor/
• https://www.clarin.com/recursos-humanos/recursos_humanos-comunicacion_interna-management-redes_sociales-intranet-arcor-banco_de_galicia_0_By2i_iKwXx.html

María Isabel Holguín

Coach – Consultora en Comunicación

Mi pasión es ayudar a los líderes y a las organizaciones a comunicarse con más potencia para ser más efectivos y disfrutar más la vida.