¿Cómo ser más productivos?

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Tiempo de lectura aproximado 5 minutos

 

Como comunicadora organizacional admito que en varias ocasiones me he sentido agobiada cuando asisto a una reunión de trabajo, donde diversos lideres preguntan cómo ser más productivos y narran interminables listas de re-procesos entre áreas. Estos líderes opinan  que con una campaña de comunicación interna liderada por Recursos Humanos, encontrarán la solución, logrando el alto rendimiento de sus equipos y un mejor clima organizacional. En este momento, es cuando los comunicadores nos volvemos protagonistas de la compañía porque todos giran sus ojos hacia nosotros, esperando la solución milagrosa para aumentar la productividad.

 

Mi cerebro rápidamente se cuestiona, ¿cuál es la solución a plantear o por dónde iniciar la construcción de una estrategia de comunicación interna que apalanque la productividad?. Y la verdad, no encuentro una respuesta rápida, dado que es necesario entender cuál es la origen de los re-procesos planteados, ¿se tratará de la comunicación interpersonal como proceso constante que tenemos entre personas, o serán falencias en la comunicación institucional que no está siendo efectiva y genera vacíos informativos en los colaboradores?. Así que en conclusión, lejos de proponer un plan de acción inmediato, encuentro necesario profundizar en el infinito universo de la comunicación.

 

Un área de comunicaciones es responsable de alinear a los colaboradores de una organización con su estrategia de negocio para lograr los resultados propuestos, apoyándose en sus valores y cultura organizacional. Bajo esta premisa, es posible crear estrategias que aporten desde la comunicación interna al logro de dicha alineación. En la actualidad, encontramos compañías que ven en la comunicación, una oportunidad para responder al reto, cómo ser más productivos y lograr mejores resultados. Es aquí, donde el comunicador se cuestionará si es la comunicación institucional apalancará su objetivo o si debe dedicarse a evaluar cómo se están comunicando los colaboradores entre sí.

 

“La productividad personal es, en gran medida, sentido común pero, desafortunadamente no práctica común.”Richard Boyatzis

 

Algunas de las primeras formas de comunicarse de nuestros antepasados fueron los gestos, los instrumentos como tambores y  las señales visuales como el humo. De esta manera, lograban interactuar entre ellos, transmitir sus pensamientos y lograr acciones. Posteriormente, apareció la escritura y con ella se fortaleció la oportunidad de conservar información y evidencias, llegar a otros territorios, documentar el conocimiento y formalizar los negocios.

 

A medida que el tiempo pasa y las generaciones cambian, las costumbres humanas también lo hacen, siendo la tecnología un factor predominante en la forma cómo nos comportamos e interactuamos. En el entorno organizacional, la incursión de tecnologías como el correo electrónico, el sistema de telefonía cerrado, el streaming  y la mensajería instantánea, han generado importantes cambios, aumentando la eficiencia de las operaciones y permitiendo mayor competitividad en costos, sin embargo, también ha ocurrido que a mayor uso de la tecnología, disminuimos la cercanía entre personas.

 

Las personas somos seres sociales que convivimos en un espacio donde los sentidos nos permiten crear percepciones de nuestra realidad, el cómo vemos al otro, si nos gusta o no lo que dice, sus gestos, el “feeling” que nos genera, y las historias que construimos diariamente cuando nos relacionamos.  Una organización no es ajena a esto, al contrario cada una de ellas se personifica con las características de los colaboradores que la habitan, así las cosas, es probable que una empresa que percibe baja productividad sea una organización donde sus  colaboradores no saben comunicarse entre ellos.

 

En este momento quiero que pienses en un perro y lo envíes a mi casa

 

…. ¿en cuál perro pensaste?. Mi solicitud estaba orientada hacia un perro caliente sin salsa de ajo ni piña, ¿así fue el perro que me enviaste?, por cierto, ¿a cuál dirección lo enviaste?. Evidentemente mi solicitud no fue efectiva porque no brindé la información necesaria como especificar que quería un perro caliente o las salsas que no me gustan. Algo así, ocurre en las equipos de trabajo, todo el tiempo se envían miles de mensajes que no transmiten el mensaje planeado ni tampoco genera el resultado buscado. Es así, como una comunicación desacertada da por resultado la perdida de productividad.

 

Regresemos al ejemplo del perro caliente, qué tal si mi solicitud hubiera sido, quiero que envíes a mi casa un perro caliente hecho en mi restaurante favorito y acorde a mi presupuesto a las seis de la tarde de hoy. Este requerimiento te lo envié por correo electrónico, debido a que estuviste todo el día en reunión y atendiste algunos pendientes, revisaste el correo dos días después y encuentras cinco correos más sobre el tema de mi parte, y al leerlo para gestionar, te das cuenta que necesitas el nombre del restaurante y mi presupuesto, porque en ninguno de mis correos lo mencioné. Ya pasó la fecha de la solicitud y tienes dos caminos, dejarlo pasar porque crees que ya caducó la solicitud, enviar un correo preguntándolo y esperar hasta mi respuesta y tu tiempo de lectura, o buscar alguna forma de contactarme directamente. ¿Cuál de las tres opciones nos hace ser más productivos?

 

Aunque no se perciba directamente, la comunicación impacta nuestra productividad: ¿nuestros mensajes son claros y concretos?, ¿los contenidos están adaptados de acuerdo a las características del receptor?, ¿ nuestras solicitudes son dirigidas a la persona correcta?, ¿utilizamos los canales de comunicación adecuados?.  Durante el tiempo que he trabajado en organizaciones, he visto profesionales de distintas áreas e incluso de la misma, que usan únicamente el correo por razones como: “dejar evidencia escrita de lo que pedí”, “copiar a los gerentes para que estén enterados”, “envío correo para copiar a su jefe porque solo así las cosas suceden”, “sino es por escrito la gente no hace las cosas”.

 

Priorizar el contacto personal, nos hace humanos, el poder comunicarnos a través de la voz y las palabras, el saber seleccionar de acuerdo a mi objetivo cuál es el mejor mecanismo para lograrlo. Los equipos de alto rendimiento están compuestos por personas que individualmente ya son productivas pero que al sumar esfuerzos con otras personas desarrollan ideas, procesos y proyectos innovadores con alto impacto para la compañía.

 

¿Cómo ser más productivos?, es una respuesta que sólo tú podrás contestar de acuerdo a la realidad del universo que es tu organización. Reflexiona que cada área es una galaxia que funcionará armoniosamente si cada planeta (colaborador) detona conversaciones en el mismo sentido hacia el cual gira el universo, para ello, deben contar con competencias propias como la comunicación asertiva (comunicación interpersonal) y conocimientos organizacionales sobre la ruta estratégica (comunicación institucional). Ambas comunicaciones en equilibrio logran que los planetas giren en la órbita ideal, creando alineación en las diferentes galaxias, generando alto impacto en el universo organizacional.

 

Bydianamar

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2 comentarios en “¿Cómo ser más productivos?”

  1. carlos alberto yepez

    cuanto me alegra que la empresa Martinalba haya incursionado en el tema estratégico de comunicar, apenas para sendas mentes brillantes que la habitan. Sugiero que los textos sean más cortos, los temas son interesantes, sin embargo sabemos por experiencia , que lo visual, lo concreto y lo funcional gobierna la tendencia actual. GRacias

Los comentarios están cerrados.