Realizada correctamente, la comunicación interna es el motor que impulsa la productividad, la colaboración y el compromiso de la fuerza laboral. Las organizaciones se encuentran en constante evolución y gracias a los nuevos avances tecnológicos, la globalización y las nuevas metodologías de trabajo adoptadas tras la crisis sanitaria, la manera de hacer las cosas al interior de las empresas ha cambiado más de lo que podría haberse esperado hace algunos años. Debido a esto, los comunicadores internos enfrentan un nuevo conjunto de desafíos a superar, sin embargo, una premisa sigue siendo clara: la comunicación es un elemento vital y transversal para el éxito de las compañías.
Para muchas organizaciones, la implementación de prácticas de comunicación interna sigue siendo un terreno sin explorar, pero la buena noticia es que siempre se puede comenzar. Crear una estrategia de comunicaciones internas puede ser desafiante e incluso desalentador, pero con esta guía básica, en Martín Alba & Asociados deseamos proveerte una base de conocimientos para dar los primeros pasos hacia la generación de acciones comunicativas exitosas que derriben barreras y aporten al logro de las metas organizacionales.
¿Qué es la comunicación interna?
La comunicación interna abarca todos los procesos empleados para la transmisión de información entre miembros o partes de una organización. Su aplicación es transversal pues tiene lugar en todos los niveles y departamentos de una organización.
La diferencia entre la comunicación interna y externa se reduce a la audiencia y las partes interesadas. Si bien los avances en un campo pueden ser relevantes para el otro, son dos procesos separados con objetivos diferentes.
Dependiendo de la organización, los procesos de comunicación al interior de la empresa pueden ser responsabilidad de áreas como recursos humanos, marketing o relaciones públicas, sin embargo, en el mejor de los casos, la organización se ha dado cuenta de su importancia y ha creado un departamento particular de comunicaciones encargado de gestionar los mensajes e información que se distribuye en la compañía.
Objetivos de la comunicación interna
La comunicación es uno de los factores más importantes que determinan el nivel de éxito de una empresa. Si bien las organizaciones pueden sobrevivir sin tener una estrategia comunicativa definida, es difícil predecir las consecuencias que pueden resultar en cualquier momento debido a una mala comunicación, por esta razón, emplear acciones de comunicación interna se realiza con objetivos claros, como los que te contamos a continuación.
- Aumentar el compromiso y la productividad
La comunicación interna permite a los empleados comprender los objetivos del negocio, participar activamente en pro de dichas metas y ser apreciados por todos sus esfuerzos. Cuando los colaboradores se sienten valorados se comprometen y ello les permite realizar sus actividades con pasión y motivación, siempre conectados con la visión y principios de la organización.
Para cumplir este propósito, las áreas de comunicaciones deben iniciar las conversaciones adecuadas en toda la organización, reuniendo a líderes, socios y empleados para centrarse en estrategias internas que impulsen el compromiso y la productividad. Se debe alentar a los colaboradores a presentar sus ideas y opiniones pues esto los hace sentir escuchados. De esta manera, también estarán motivados para trabajar más duro y realizar labores de mejor calidad.
- Mejorar las relaciones laborales
A pesar de trabajar en equipo, a menudo los empleados de las organizaciones se sienten desconectados -especialmente con las nuevas modalidades de trabajo remoto e híbrido-. Lo anterior se debe a que en muchas ocasiones, en medio de las diferentes actividades que deben realizar, la comunicación pasa a un segundo plano. Por el contrario, cuando las personas de una organización se comunican entre sí con bastante frecuencia, fortalecen el vínculo entre ellos. Además, si los canales de comunicación son flexibles, los empleados pueden incluso compartir sus experiencias personales. Como resultado, las relaciones profesionales entre ellos se alimentan de confianza y respeto mutuo.
Con una buena comunicación interna, es mucho más probable que los empleados construyan una relación sincera con sus gerentes y líderes de equipo, lo que eventualmente mejorará el flujo del trabajo y el resto de actividades del negocio.
Por lo general, la mejor manera de ayudar a los empleados a construir relaciones significativas entre sí es involucrarlos en diversas actividades de formación de equipos, establecer canales agradables como redes sociales internas y fomentar actividades dinámicas como concursos. Estas prácticas tienden a elevar la felicidad laboral y al mismo tiempo, simplifican el proceso de incorporación de nuevos trabajadores.
- Alinear objetivos
Una de las mejores formas de comunicar la hoja de ruta de un negocio es aprovechar la comunicación interna. Brindar una descripción general y explicar los objetivos a través de un flujo de información constante ayuda a los empleados a sentirse bien informados y capaces de enfocar y priorizar esfuerzos.
Una hoja de ruta clara enfatiza la estrategia de la empresa para que todos en un equipo compartan una visión definida de hacia dónde se dirige la organización. Proporciona un punto de referencia único y claro que resume los objetivos generales y esta claridad puede promover la confianza en la toma de decisiones y el desempeño de funciones. Esta alineación es clave pues garantizará que todos los miembros de la organización sincronicen esfuerzos en la misma dirección, permitiendo el logro de las metas de la mejor manera y en el menor tiempo posible.
- Sortear las crisis efectivamente
Los negocios no se desarrollan sin problemas todo el tiempo y en ocasiones puede haber situaciones retadoras que den lugar a una crisis. En momentos como estos, la comunicación interna se convierte en uno de los elementos más importantes para evitar el pánico colectivo, el rumor y la incertidumbre.
Con una claridad adecuada en la comunicación, las personas a nivel gerencial pueden compartir los detalles exactos de la crisis con los empleados, así como de las acciones a ejecutar para mitigarla.
Además, los empleados tendrán varias preguntas con respecto a la emergencia y buscarán respuestas en sus líderes. Con una buena estrategia de comunicación al interior de la empresa será posible tener esas conversaciones con los colaboradores. Mantener la transparencia incluso en situaciones extremas hará que los empleados sientan que la organización se preocupa por ellos y que necesitan permanecer unidos para superar los momentos difíciles.
Nada se propaga más rápido que los rumores de pasillo, y la comunicación precisa de los líderes puede evitar situaciones negativas que si no se manejan apropiadamente pueden afectar incluso la reputación e imagen externa de la compañía.
- Potenciar el crecimiento organizacional
La comunicación interna es la principal fuerza que une a todos y les ayuda a coordinar sus esfuerzos para lograr las metas de la empresa. Cuando una organización sigue logrando sus objetivos de manera efectiva y a tiempo, el negocio crece y también lo hacen los empleados que son responsables del éxito de la organización.
La falta de comunicación retrasa que la información llegue a su destino previsto, lo que a su vez dificulta las acciones necesarias para alcanzar con éxito los objetivos comerciales.
Una comunicación interna clara en el entorno de trabajo garantiza que los empleados estén al tanto de los plazos y puedan establecer cronogramas para cumplirlos. Este enfoque también enfatiza cómo un proyecto más pequeño encaja en el panorama general y por qué es importante una fecha límite específica. Todos estos datos, aunque parecen pequeños son determinantes para promover la acción de cada trabajador, mejorando la productividad y en últimas favoreciendo el crecimiento del negocio.
Herramientas de comunicación interna
La tecnología avanza rápidamente, la competencia es álgida y las empresas deben mantenerse por delante de la competencia para tener éxito. Por supuesto, la comunicación interna no es la excepción y hoy en día existen numerosas herramientas que ayudan a las organizaciones a responder rápidamente a estas exigencias así como a situaciones previstas e inesperadas. Veamos algunas de ellas:
Aplicaciones de mensajería
Las herramientas de mensajería permiten a las empresas comunicarse instantáneamente y enviar mensajes de texto, fotos, vídeos o enlaces a otras personas dentro de la empresa. Es una forma más rápida y natural de comunicarse muy similar a las aplicaciones que usamos en el día a día como Whatsapp o Telegram.
Por lo general, cuando un empleado envía un correo electrónico sabe que llegará a la bandeja de entrada de su destinatario, sin embargo, no conoce si este lo leerá el mismo día o lo dejará en sus pendientes para la jornada siguiente. Por medio de herramientas de mensajería instantánea como Slack es de común conocimiento que los asuntos deben tratarse a la brevedad y para ello puede emplearse un lenguaje más informal y cercano.
Este tipo de aplicaciones también permiten generar conversaciones grupales bastante útiles para las áreas y equipos de trabajo que laboran en ubicaciones remotas.
Intranet o plataforma de noticias interna
También conocida como red social corporativa, la intranet puede ser una herramienta poderosa para fomentar la comunicación interna en organizaciones con un gran número de empleados. Implementar una intranet facilita que los empleados vean contenido nuevo y compartan artículos, guías y documentos relevantes entre equipos y departamentos.
Cuando se trata de intranets empresariales, las opciones son prácticamente ilimitadas. Estas son solo algunas formas de usar las intranets:
- Desplegar noticias e información de manera diaria
- Fomentar la interacción en toda la empresa
- Crear una cultura corporativa a cualquier distancia
- Permitir el acceso a datos y contenido relevante para todos los colaboradores
- Fomentar el compromiso de los empleados
Herramientas para videoconferencias
Cuando se trata de elegir entre una de las mejores herramientas de comunicación interna en el mundo laboral actual, la respuesta puede ser un software de videoconferencias como Zoom o Google Meet. Con proveedores, trabajadores remotos, freelancers o consultores externos trabajando de la mano, es importante contar con el medio adecuado para aportar a las dinámicas de comunicación de la organización. Algunas de las ventajas de esta herramienta son:
- Comunicación “cara a cara” para mejorar las conversaciones y la sensación de pertenencia
- Compartir pantalla para colaborar fácilmente en procesos o realizar presentaciones
- Proporcionar asistencia remota en temas de soporte técnico
Soluciones colaborativas
Reconociendo que las comunicaciones internas involucran a todos los públicos internos de la compañía, las herramientas de colaboración en línea se han convertido en una alternativa de rápido crecimiento para fomentar el involucramiento y la participación activa.
Su ventaja radica en que fomentan el diálogo entre equipos interdepartamentales y grupos más pequeños que trabajan juntos hacia un objetivo común. En ellas se pueden hacer preguntas, publicar respuestas, establecer responsables, plazos de tareas y llegar a acuerdos, todo en tiempo real sin necesidad de levantar un teléfono o reunirse en persona.
Las herramientas de colaboración son particularmente útiles en los lugares de trabajo modernos donde el personal opera desde diferentes lugares, o incluso zonas horarias, y necesita comunicarse en todo momento, con efectividad y claridad.
Impulsa la comunicación interna de tu organización junto a una agencia de Endomarketing
La comunicación es fundamental para el éxito organizacional y, cuando se hace bien, es una de las formas más rentables de generar confianza y credibilidad en una empresa. Una buena comunicación mejorará todas las áreas de su negocio, desde aumentar los niveles de compromiso del personal y las ventas, hasta crear conciencia sobre sus productos y servicios. Pero requiere una buena estrategia para ser efectiva.
Con la estrategia de comunicación interna correcta, la capacidad de tu equipo para evaluar problemas y abordar inquietudes mejora drásticamente. Cuando los empleados están conscientes y comprometidos, simplemente están mejor preparados para sobresalir en sus tareas, afrontar las crisis y en general, proveer los mejores resultados. En resumen: con una buena gestión de las comunicaciones internas podrás obtener innumerables beneficios para la experiencia general de los empleados junto con ganancias adicionales para el rendimiento de su negocio. Si necesitas ayuda para hacerlo realidad en tu empresa contar con los servicios de una agencia de endomarketing como Martín Alba & Asociados es una excelente opción.
Somos especialistas en comunicaciones y comprendemos las estrategias y tácticas que acercarán a tu negocio al logro de sus objetivos corporativos. Ya sea que se trate de gestionar el cambio organizacional, lanzar una campaña de compromiso de los empleados o atraer y retener a los mejores talentos, somos una agencia de comunicación interna y endomarketing con las habilidades y la experiencia para diseñar e implementar contenido creativo y personalizado para inspirar realmente a los equipos de tu organización. Entendemos a las personas y sabemos cómo captar su atención. Contáctanos y lleva a tu organización a un nivel más alto a través de la comunicación.
